Fizyoterapide sonuç tek bir seansta değil, programın bütününde alınır. On seanslık bir bel programının altıncı seansında bırakılması, hasta açısından yarım kalmış bir iyileşme; merkez açısından ise boş kalan saatler ve "işe yaramadı" diye hatırlanan bir tedavi demektir.
Programın yarıda kalmasının nedenleri çoğu zaman tahmin edilebilir: ağrının azalmasıyla motivasyonun düşmesi, seans saatlerinin iş saatleriyle çakışması, kalan seans sayısının belirsiz kalması ya da her seansta farklı bir fizyoterapiste denk gelmek. Aşağıdaki adımların her biri bu nedenlerden birini hedefliyor.
Programı ilk gün bütün olarak planlayın
Değerlendirme seansının sonunda hastaya yalnızca "haftaya görüşelim" demek, programı seans seans pazarlığa açar. Bunun yerine programın tamamını ilk gün konuşun:
- Toplam seans sayısı ve sıklığı: "Haftada üç gün, dört hafta" gibi net bir çerçeve.
- İlk birkaç haftanın randevuları: Mümkünse hasta merkezden çıkmadan verilsin. Sabit gün ve saat, alışkanlık oluşturmanın en kolay yolu.
- Ara değerlendirme tarihi: Programın ortasında ilerlemeyi birlikte göreceğiniz bir seans. Hastaya bir hedef ve bir kontrol noktası verir.
Sabit bir saat bloğu ayırmak, özellikle çalışan hastalarda sürekliliği belirgin şekilde artırır. "Salı ve perşembe 18:30" hasta için hatırlaması kolay, sizin için planlaması öngörülebilir bir düzendir.
Kalan seans sayısı herkes için görünür olsun
Seans paketlerinde en sık karışıklık, kaç seansın kullanıldığı ve kaçının kaldığı konusunda çıkar. Kağıt kartlarda ya da ayrı bir tabloda tutulan sayım, resepsiyon ile fizyoterapist arasında kolayca farklılaşır.
Pratik kurallar:
- Seans, yapıldığında düşülsün. Randevu oluşturulduğunda değil. Gelmeyen hastanın hakkı kendiliğinden yanmamalı; bu kararı merkezin politikası versin.
- Kalan hak, randevu verilirken görünsün. Resepsiyon yeni randevu verirken paketin bitip bitmediğini o anda bilmeli.
- Paket bitmeden konuşun. Son iki seansa girildiğinde fizyoterapist hastayla devam gerekip gerekmediğini değerlendirsin. Paket bittikten sonra yapılan konuşma çoğu zaman yapılmaz.
Her seansın sonunda kısa bir ilerleme notu
Fizyoterapide hasta aynı programda farklı fizyoterapistlere denk gelebilir. Bir önceki seansta ne yapıldığını bilmeyen terapist ya en baştan başlar ya da hastaya sorar; ikisi de güven kaybettirir.
Uzun raporlara gerek yok. Her seansın sonunda üç satırlık bir not yeterlidir:
- Yapılan: Uygulanan egzersizler, manuel terapi ya da modaliteler.
- Gözlenen: Ağrı skoru, eklem hareket açıklığı ya da hastanın kendi ifadesi.
- Sonraki seans için: Neyin artırılacağı, neyin izleneceği.
Bu notlar ara değerlendirmede de işe yarar: hastaya "ilk seansta ağrınız 7'ydi, bugün 3" demek, programın devamı için en güçlü gerekçedir.
Hatırlatma, seans sıklığına uygun olsun
Haftada üç seansa gelen bir hastaya her randevudan bir gün önce aynı uzun mesajı göndermek, kısa sürede görmezden gelinen bir bildirime dönüşür. Hatırlatmanın sıklığını ve tonunu programa göre ayarlayın:
- Programın ilk randevusu için tarih, saat, adres ve yanınızda getirilecekler (rahat kıyafet, varsa doktor raporu ve görüntüleme sonuçları) içeren bir onay mesajı.
- Sonraki seanslar için kısa, aynı gün sabah giden bir hatırlatma.
- Hastanın mesajdan tek dokunuşla iptal ya da erteleme isteyebilmesi. İptal edilen saati önceden öğrenmek, gelmeyen hastadan her zaman daha iyidir.
Bu mesajlar randevuyla ilgili bilgilendirmedir. Kampanya ve tanıtım içeriğini hatırlatmalara karıştırmayın.
Hasta verisi sağlık verisidir
Fizyoterapi kayıtları; tanı, ağrı öyküsü, görüntüleme sonuçları ve bazen hareket videoları içerir. Bunlar KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve kişisel telefonlarda, mesajlaşma gruplarında ya da paylaşılan klasörlerde dolaşmamalıdır.
- Aydınlatma metnini ilk gelişte okutun ve hastanın onayını kayıt altına alın.
- Fotoğraf ve videoları hastanın kartında saklayın, cihazların galerisinde değil.
- Personelin yalnız işi gereği gördüğü kayıtlara erişmesini sağlayın.
Kısa kontrol listesi
- Değerlendirme seansında toplam seans sayısı, sıklık ve ara değerlendirme tarihi konuşuluyor mu?
- İlk haftaların randevuları hasta merkezden çıkmadan veriliyor mu?
- Kalan seans sayısı resepsiyonda ve fizyoterapistte aynı mı görünüyor?
- Her seansın sonunda kısa bir ilerleme notu yazılıyor mu?
- Paket bitmeden devam konuşması yapılıyor mu?
- Hatırlatmalar seans sıklığına göre ayarlanmış mı?
Klinara bu süreçte ne yapar?
Klinara'da seans paketleri hastanın kartında tutulur; randevu tamamlandığında seans düşülür ve kalan hak randevu verilirken görünür. Her seansın işlem notu aynı zaman çizelgesinde birikir, programın neresinde olunduğunu hangi fizyoterapist açarsa açsın görür. Randevu onayı ve hatırlatmalar merkezinizin WhatsApp Business numarasından otomatik gider, hasta mesajdaki butonla onaylayabilir ya da iptal edebilir. KVKK aydınlatma metni ve onam, tablette imzayla alınıp hastanın kaydına eklenir.
